2021年如何正确编写电子邮件

大卫有一些有趣的想法和关于电脑和互联网的事情的看法。

现在，我知道你一定在想什么了：“大卫，我知道如何写电子邮件，那么我为什么会在这里？2021年与此有什么关系？”

电子邮件大约在1973年就出现了，但至少在过去的几十年里，它一直被经常使用。问题是，人们仍然不知道如何正确地写一封电子邮件。到2021年，人们应该能够写一封条理清晰的电子邮件，没有任何废话。直到今天，我仍然会收到一些我认为在工作场所不专业或在个人环境中过于放松的电子邮件。所以我不得不写这篇文章，希望有人能提高他们的电子邮件写作技巧。

编写有效电子邮件的有用指南

在本文中，我们将了解：

1. 在主题行中放什么
2. 什么放在身体里
3. 在签名上写什么
4. 写电子邮件的其他提示
5. 如何正确回答
6. 我的电子邮件恐怖故事

在电子邮件的主题行中放置什么

主题行是电子邮件中最重要的一行。对大多数人来说，这是他们看到的第一件事。该主题行决定他们是立即、稍后还是从不打开电子邮件。

• 一定要写上主题。信不信由你，人们有时会把主题栏留空。因此，要么电子邮件带有一个空白的主题行，这意味着有人可能不会查看或删除它，要么电子邮件带有填写主题行的电子邮件正文。这两种情况都不好。
• 保持简短。主题行需要提供信息，但尽可能短。选择电子邮件的总体主题并使其主题。我经常使用一个单词作为我的主题行，因为有时这就是所需要的一切。
• 保持模棱两可。对我来说，每封电子邮件都应该被视为一个谜。您希望读者打开并阅读它。主题应该参考正在讨论的主题，但也不能泄露所有细节，这样读者就不得不打开它。这样可以确保您的电子邮件得到确认。
  
• 保持正确的语法和标点符号。不要把主题行当成一个句子，所以没有必要在结尾加上句号。但是应该使用大写、逗号和其他必需的标点符号。因为这是一个主题行，所以大多数单词都应该大写。

基本上，主题行要简短，切中要害，但不要太具体，因为你会泄露电子邮件正文中所描述的内容。确保检查主题行是否有拼写或语法错误。引起读者的注意，让他们别无选择，只能查看你的电子邮件。

电子邮件的正文应该写些什么

显然，电子邮件的正文将包含您想要谈论的内容，所以这是您必须自己搞清楚的事情。然而，为了让大家明白这一点，电子邮件的正文必须看起来不错。

• 避免交谈。有些人把电子邮件看作是一次来回的交谈。事实并非如此。所以不要用“你好吗？”之类的字眼。现在也有例外，比如如果这是个人接触，那么友好程度是可以接受的。
• 保持正确的语法和标点符号。注意到趋势了吗？语法和标点符号在电子邮件正文中与在主题行中一样重要。我曾经有一个雇员用大写字母写电子邮件。这名员工似乎在他们发送的每封电子邮件中都大喊大叫。
• 把段落分开。一定要在段落之间留出空间来打断每个观点。这将允许读者在头脑中分解电子邮件的每个部分，让他们理解整个电子邮件。如果只有一大段文字，想法就会乱成一团。
• 利用要点。或者，如果您有很多内容要讨论，请将其分解为要点。要点将大量信息分解成易于阅读的格式。记住要点的类型。如果您使用编号点，读者可以更容易地在任何回复电子邮件中引用这些点。
• 避免使用表情符号。这可能发生在个人电子邮件中，这很好，但专业的电子邮件应该没有任何形式的表情留言。我可能已经在最后20次上一年中使用了它们，我一直在发送电子邮件。
• 没有背景。这是我在电子邮件方面遇到的最大的问题之一。背景中的图像或图案。当它被发送的时候，它看起来是好的，但实际上不是。更糟糕的是，它是电子邮件中的一个组件，每个客户端的外观都可能不同，因此阅读电子邮件很困难。最后，它可能会给那些想要回复电子邮件的人带来问题，因为在他们键入回复时，它可能会不正确地加载或更混乱文本的外观。
• 避免使用非标准字体和颜色。不要下载字体并使用它，因为它看起来很整洁，因为它可能在读者端看起来不完美。同样的颜色。字体颜色只能在必要时更改。
• 保持字体大小一致。时事通讯和其他类型的电子邮件可以有不同的字体大小，但是，大多数电子邮件在正文中都应该使用相同的字体大小。

正文是电子邮件赖以生存的地方。它不仅需要读起来好，而且看起来也不错。

在电子邮件的签名中写什么

签名行与电子邮件的其他组件一样重要。这并不意味着你也可以过火。它需要停留在你是谁的领域，但不分享你的整个人生故事。

• 有多个签名。根据您的需要定制它们。一封用于专业电子邮件，一封用于家庭成员等。
• 不要把一切都包括在内。即使是个人签名，我也建议不要超过五行。你不需要列出你孩子的名字，宠物的名字，你的汽车的品牌和型号等等，如果这些与读者应该知道的内容无关的话。
• 图形是可以接受的。如果它是一个公司的标志，那么这就是要包含在签名中的东西。宠物的照片可能不合适。
• 不包括行情。引号只是阅读的东西，在签名中是不必要的。第一次有人可能喜欢它，但第十次看到它时，他们可能一点也不喜欢。
• 包括标准的公司语言。关于隐私和保密性的语言是可以接受的，如果您的组织需要的话。

如果您的签名通常比电子邮件正文长，则可能存在问题。删减并提供读者需要的相关信息。下面是一个常见签名的示例。

其他电子邮件提示

• 检查你的发送者。始终检查您向谁发送电子邮件。如果需要盲拷贝某人，请确保其电子邮件地址位于正确的字段中。
• 检查您的电子邮件地址。确保您从正确的电子邮件地址发送电子邮件。您可能不希望从个人电子邮件地址进行专业电子邮件。还要检查电子邮件地址上使用的名称以确保合适。
• 有一个专业的电子邮件地址。如果是为了商业目的，求职面试，或者经营你的私人业务，确保你使用一个专业的电子邮件地址。使用以“FootballNut4512”开头的电子邮件地址不是职业邮箱的开头。
• 使用恰当的称呼语。就像面对面交流一样，恰当地称呼对方。如果是第一次交流，可以用“先生”或“医生”等称呼。如果是比较随意的称呼，你可以用名字。
• 校对。显然，从主题行到电子邮件签名都要校对，以确保所有内容都准确无误。
• 坐在上面。不要马上发送电子邮件。坐在上面，过一会儿再回来。再读一遍，如果看起来不对劲，就做些改变。电子邮件的好处在于你不必马上发送。
• 优先标志。不要把每封邮件都标记为重要的。如果你这样做了，那么读者就会把你的邮件当成日常业务，或者更糟的是，完全忽视它们。只有当邮件真的很重要的时候才把它标记为重要。
• 正确发送文件。如果您必须发送一堆文件或大文件，请在云中zip或存储它们。不要发送十个文件并期望读者管理所有十个文件，除非他们直接要求他们并知道他们即将到来。
• 不要转发连锁邮件。垃圾邮件、连锁电子邮件、可爱的电子邮件以及介于两者之间的任何邮件都不需要转发。打破这些电子邮件的链条，这样人们就不会被垃圾邮件弄得喘不过气来。
• 设置一个离开的消息。去度假，一周后就要走了？你不希望个人给你发电子邮件，不知道你已经走了。设置“离开”消息以自动回复传入的电子邮件。永远不要说你不可用的原因，只是简单地说你不可用。此外，请提供您将离开的时间范围，并在您返回时查看电子邮件。每当我下班休息两天或两天以上时，我都会这样做。但出于安全考虑，我从不在我的个人电子邮件地址上这样做。

我们可以通过建设性地使用电子邮件来提高电子邮件的效用。

-湿婆

如何正确回复电子邮件

• 读这封电子邮件。我不知道有多少次有人读了我的一封电子邮件，却忽略了回复电子邮件中的所有内容。回复电子邮件之前，请再次阅读。
• 添加或删除电子邮件地址。也许一个回复只针对一个人，所以请删除这些人。或者，您想包括其他人，所以添加他们。我有一个同事，为了避免陷入麻烦，他会故意将管理层从电子邮件中删除，所以我必须不断地将其添加到电子邮件中。
• 不要只说“谢谢”。这只是另一封充斥着别人邮箱的电子邮件。你可以在你写的电子邮件的结尾加上感谢，但不应该是整个邮件。
• 确定你想要回复的方式。电子邮件中可能有多个你想要处理的地方。你可以在新的回复正文中这样做，或者，到他们的电子邮件正文中，用不同的字体颜色(红色或蓝色)回应每一点，然后在你的电子邮件正文中引用，让他们在下面查看你的回复。
• 如果需要，请随时回复。您可以确认该电子邮件并声明您将在稍后回复，但是，请始终提供某种回复，以便对方知道您已确认他们的请求。然后，在未来做出回应。电子邮件最大的问题之一是人们有时会忽略它们。我会在24小时内回复所有电子邮件，除非出现任何异常情况，比如最后一分钟生病。

我的电子邮件恐怖故事

我想和大家分享几年前我在工作场所经历的一个电子邮件恐怖故事。最后结果并不是很糟糕，但很容易就会变得很糟糕。这是一个伟大的故事，背后有一个重要的观点。

当时我正在监督两个单位，因为我正在从一个单位转到另一个单位。当我和我的同事以及我所在单位的主管一起参加培训时，我在查看我的工作电子邮件。一位下级主管给员工发了一封电子邮件，要求他们为另一个人报名加班。如果有人想要休假，他们通常得找个人为他们工作。我们经常将需要填补的班次称为“插槽”。在这封邮件中，主管告诉所有人，“我们需要一些人自愿来掩护这个荡妇。”那句话的错误应该很明显。

幸运的是，我掌握了我的电子邮件，因此立即联系主管，指示他们收回电子邮件（这在当时是通过我们的系统允许的）。然而，当时我把它展示给了我的老板，他开始大笑起来，她不得不退出训练以恢复镇静。

诚然，这是一个有趣的故事，但它表明，对如何编写电子邮件理解不足确实是有害的，甚至是灾难性的。

就作者所知，这篇文章是准确而真实的。内容仅用于信息或娱乐目的，不替代个人咨询或商业、金融、法律或技术问题的专业意见。

©2020大卫·利弗莫尔

注释

大卫•利弗莫尔(作家)2020年6月15日，美国加利福尼亚州贝克斯菲尔德：

非常好的分数，谢谢！

无论如何都要繁荣美国于2020年6月14日发出：

这个例子很滑稽。10-15年前，我曾在一份工作中工作，工作负担过重，2-3个人都能胜任。当人们简单地回答“谢谢”或对所有人都说“谢谢”时，这会让我发疯。而且，那些签名行真的会让人们陷入麻烦。即使是“祝你有一个幸福的一天”这样的签名，也要小心。保持它的非宗教性。投票按钮和其他快捷方式可以避免回复电子邮件。